Saiba como o CRM escolar ajuda sua equipe a captar mais matrículas, reduzir a evasão e organizar o relacionamento com os responsáveis
Em meio a tantos canais de comunicação, planilhas, contatos simultâneos, campanhas de marketing, é comum ver escolas perdendo oportunidades de matrículas simplesmente pela falta de organização no processo comercial. Por isso, vamos te mostrar a importância de um CRM escolar.
O que é CRM escolar?
CRM é a sigla para Customer Relationship Management, que significa Gestão de Relacionamento com o Cliente. É um sistema que permite registrar, organizar e acompanhar todas as atividades e interações entre a empresa e seus potenciais clientes, no caso das escolas, famílias que demonstram interesse em uma matrícula.
O CRM escolar foca nas necessidades específicas da escola e oferece funcionalidades pensadas para acompanhar o funil de vendas, otimizar o atendimento da equipe de captação, identificar gargalos no processo e aumentar a conversão de interessados em matrículas efetivadas.
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Como funciona um CRM escolar na captação de matrículas?
Na prática, um CRM escolar funciona como um painel de controle da jornada de matrícula, centralizando todas as informações de contatos interessados, organizando os atendimentos por etapas e gerando alertas e relatórios que facilitam a gestão da captação.
1. Captura de leads
Sempre que uma família preenche um formulário no site, entra em contato pelo WhatsApp ou liga para a escola, a equipe de matrículas alimenta o CRM com os dados dos responsáveis. O objetivo é garantir que nenhuma oportunidade se perca.
2. Organização do funil de vendas
Cada novo contato é organizado e classificado em uma etapa do funil de matrícula, como:
- Primeiro contato feito
- Visita agendada
- Visita realizada
- Matrícula em andamento
- Matrícula realizada
- Desistiu
Essa organização permite que a equipe veja claramente onde cada família está na jornada e qual ação precisa ser tomada para levá-la à próxima etapa.
3. Histórico completo de ações
O CRM escolar registra todas as conversas, chamadas, agendamentos e anotações relacionadas a cada lead. Assim, mesmo que o responsável pelo atendimento mude, o próximo profissional saberá exatamente o que foi tratado até ali — garantindo um atendimento contínuo e mais profissional.
4. Tarefas e alertas automatizados
O sistema pode ter recursos de alertas ao atendente quando um atendimento está pendente ou o tempo de resposta está sendo ultrapassado ou demorado. Isso evita que oportunidades esfriem por falta de acompanhamento e melhora a taxa de conversão.
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5. Segmentação e filtros inteligentes
O CRM escolar permite segmentar os contatos por origem, por exemplo campanha no Instagram, indicação, formulário do site. Além disso, é possível segmentar por série de interesse, bairro, status no funil, entre outros. Isso permite ações personalizadas, como:
- Enviar uma mensagem específica para famílias interessadas no 1º ano;
- Focar campanhas em bairros com maior demanda;
- Identificar canais que trazem mais conversão.
Veja na prática na plataforma Antonella:
